영어권 의료관광 광고의 시차별 성과 집계일 설정

문의 접수일로 광고 보고서를 다시 맞추면 생기는 어긋남

출발 국가가 여럿이면 같은 문의라도 환자가 사는 곳의 날짜와 병원 접수 날짜가 하루씩 차이 날 수 있습니다. 여기에 광고를 클릭한 날과 실제로 문의를 보낸 날 사이의 간격이 더해집니다. 그래서 한 건의 문의에는 성격이 다른 날짜가 여러 개 붙습니다. 담당자는 이 날짜들을 한 칸에 합치지 않고 종류별로 따로 기록합니다.

기준 열은 광고 클릭일 하나로 정하고, 나머지 날짜는 대조용으로 남깁니다. 원장에게 올리는 보고서도 이 순서를 따르면 광고 화면의 숫자와 병원 집계를 함께 설명할 수 있습니다. 기준 열을 바꾸고 싶다면 보고서마다 바꾸지 말고 원장·실장이 한 번 정해 문서로 남깁니다.

클릭 날짜 귀속과 전화 시각 기록

구글 애즈 고객센터는 전화 통화 전환을 광고 클릭 날짜에 이루어진 것으로 간주한다고 설명합니다. 또 광고에서 걸려 온 전화는 구글 착신 전화번호를 사용해 전화가 걸려 온 시각, 통화 시간, 통화 시작과 종료 시각, 발신자 지역 번호 같은 세부정보를 추적할 수 있다고 안내합니다. 영어권 환자가 클릭 다음 날 전화를 걸어도 광고 보고서에서는 클릭한 날의 성과로 잡힐 수 있다는 뜻입니다.

담당자는 먼저 병원 광고 계정에서 전화 통화 전환이 어떤 방식으로 설정되어 있는지 확인합니다. 구글 애즈 고객센터는 통화가 올바르게 기록되도록 계정 설정에서 통화 보고서를 사용 설정하고 전환 액션을 기본으로 두라고 안내합니다. 이 설정 여부는 대행사가 계정을 관리한다면 대행사에 묻고 답을 기록으로 받아 둡니다.

광고 쪽 통화 기록과 병원 전화 장부는 서로 다른 날짜를 남깁니다. 광고 쪽은 클릭일에 성과를 귀속하고, 병원 장부는 전화를 받은 시각을 남깁니다. 원장·실장은 두 기록이 다르다는 사실을 오류로 여기지 말고, 같은 건을 두 날짜로 나란히 적는 방식으로 판단합니다.

병원 문의 기록에 날짜 열을 더하는 순서

병원 문의 기록은 대개 접수한 날짜 한 칸만 두고 시작합니다. 영어권 여러 나라 문의를 받는다면 이 기록에 날짜 열을 더해 광고 보고서와 맞대어 볼 수 있게 고칩니다. 작업은 상담 실장과 광고 담당자가 함께 하고, 결정은 원장이 내립니다.

아래 순서는 문의 기록 양식을 고칠 때 쓰는 일반 실무 절차입니다. 병원 규모에 따라 담당자를 한 사람으로 합쳐도 됩니다.

1. 광고 담당자가 광고 보고서의 전환 날짜 귀속 방식을 확인합니다. 결과를 한 줄로 기록해 보고서 첫머리에 둡니다.
2. 상담 실장이 문의 기록 양식에 병원 접수 시각 열을 추가합니다. 날짜만이 아니라 시와 분까지 남깁니다.
3. 접수 담당이 현지 발신 시각 열을 추가합니다. 환자가 밝힌 거주 국가를 함께 적어 어느 시간대로 환산했는지 남깁니다.
4. 광고 담당자가 광고 클릭일을 알 수 있는 건에 한해 클릭일 열을 채웁니다. 알 수 없는 건은 비워 두고 빈칸 사유를 짧게 씁니다.
5. 상담 실장이 상담과 예약 결과가 나온 날짜를 결과일 열에 기록합니다. 결과를 바꾸면 처음 기록을 지우지 않고 새 줄로 남깁니다.

양식을 고친 첫 달에는 빈칸이 많을 수 있습니다. 빈칸 비율이 줄어드는지만 한 달 단위로 기록해 두면 양식이 자리를 잡는지 판단할 수 있습니다. 양식이 정해지면 중간에 열 이름을 변경하지 않도록 합니다.

날짜가 어긋나는 상황별 처리 방식

상담과 예약 결과를 광고 계정에 올리는 병원이라면 업로드 단계의 날짜 오류도 함께 다룹니다. 구글 애즈 고객센터는 오프라인 전환 가져오기를 파일이나 API로 데이터를 올리는 방식으로 설명하고, 처리에 24~48시간이 걸리며 구글 클릭 ID가 90일 이내여야 한다고 안내합니다. 진단 탭에서는 잘못된 날짜 같은 오류 로그를 확인할 수 있다고 설명합니다.

업로드 담당자는 결과를 올린 날짜를 따로 기록하고, 처리 시간이 지난 뒤 진단 탭의 오류를 확인합니다. 클릭일이 오래된 건은 업로드 전에 날짜를 따져 해당 범위 안에 있는지 가립니다. 오류가 난 건은 문의 기록에 표시해 두고 다음 업로드 때 고친 내용을 남깁니다.

업로드를 대행사가 맡는다면 병원은 올린 파일의 사본과 업로드 일자를 받아 둡니다. 병원 문의 기록의 결과일과 업로드 일자가 다르다는 점도 집계표에 그대로 둡니다. 이렇게 해 두면 결과가 언제 광고 계정에 반영되었는지 나중에 물을 때 답할 근거가 생깁니다.

주간·월 경계에 걸친 문의 표시 방법

보고서 해석에서 가장 많이 혼란이 생기는 건은 기간 경계에 걸친 문의입니다. 월말에 클릭하고 다음 달 초에 문의한 영어권 환자는 광고 보고서에서는 지난달, 병원 장부에서는 이번 달에 들어갑니다. 이런 건을 담당자가 임의로 한쪽 달로 옮기면 두 숫자가 다시 맞지 않게 됩니다.

담당자는 집계표에 경계 표시 열을 하나 두고, 클릭일과 접수일이 서로 다른 주나 달에 속하면 표시합니다. 주간 보고서와 월간 보고서는 경계가 다르므로 두 표시를 따로 둡니다. 표시한 건은 숫자를 옮기지 않고 보고서 해석란에 건수와 출발 국가만 기재합니다.

원장은 경계 건이 특정 국가에 몰리는지 해석란에서 확인합니다. 몰린다면 시차 때문일 수 있고, 클릭 뒤 고민하는 기간이 그 나라에서 더 길기 때문일 수도 있습니다. 원인을 단정하지 말고 다음 달에도 같은 흐름이 이어지는지 기록해 판단합니다.

날짜 기록에서 자주 틀리는 경우

가장 흔한 실수는 현지 발신 시각을 병원 시각으로 덮어쓰는 것입니다. 접수 담당이 편의상 병원 시각만 남기면 나중에 국가별 문의 시간대를 다시 계산할 방법이 없어집니다. 그래서 현지 시각 열은 환산 기준 국가와 함께 반드시 따로 둡니다.

두 번째는 상담 결과일을 문의 접수일 칸에 덮어 적는 경우입니다. 상담이 길어져 예약이 확정되면 그날로 날짜를 고쳐 버리는데, 이러면 처음 문의가 언제 들어왔는지가 사라집니다. 상담 실장은 단계마다 날짜 칸을 따로 쓰고 앞 칸을 건드리지 않습니다.

세 번째는 전화 문의를 광고 통화와 일반 전화로 나누지 않고 한 장부에 섞는 경우입니다. 병원 대표번호로 들어온 전화는 광고 쪽 통화 기록과 맞지 않을 수 있습니다. 접수 담당은 어느 번호로 걸려 온 전화인지 열 하나에 적어 두고, 대조는 같은 번호끼리만 합니다.

집계표를 함께 쓰는 사람 사이의 약속

집계표는 여러 사람이 채우므로 시각을 적는 형식을 하나로 정합니다. 오전·오후 표기와 스물네 시간 표기가 섞이면 같은 건의 순서가 뒤바뀔 수 있습니다. 실장이 표기 형식을 정해 양식 첫 줄에 예시로 남깁니다.

환산 기준이 되는 국가가 애매한 문의도 있습니다. 환자가 여행 중이거나 거주 국가를 밝히지 않으면 접수 담당이 추정해 적지 말고 미확인으로 남깁니다. 미확인 건은 국가별 해석에서 빼고 전체 건수에만 넣습니다.

집계표를 고친 이력도 남깁니다. 누가 언제 어느 칸을 고쳤는지 짧게 기록하면 월말 보고 전에 숫자가 달라진 이유를 바로 설명할 수 있습니다. 이력 기록은 담당자를 한 사람 정해 맡깁니다.

이어서 읽을 주제

날짜 기준을 정리한 다음에는 검색 광고 밖의 채널에서 들어온 문의도 같은 집계표에 넣을지 판단해야 하므로 「병원 SNS 광고」의 문의 기록 방식을 이어 읽으면 도움이 됩니다.